Bei einer virtuellen Telefonanlage, auch Cloud-Telefonanlage genannt, handelt es sich um eine softwarebasierte Telefonie-Lösung, bei der dem Nutzer alle Funktionen einer herkömmlichen TK-Anlage über das Internet zur Verfügung gestellt werden. Das bedeutet, dass in den Geschäftsräumen keine physische TK-Anlage mehr steht, sondern dass alle Funktionalitäten der physischen TK-Anlage aus dem Internet bezogen werden.
Bei cloudbasierten Telefonanlagen werden also weder Hardware noch analoge Telefonleitungen oder ISDN oder PMX-Anlagenanschlüsse benötigt. Lediglich ein leistungsstarker Internetanschluss ist für die Nutzung erforderlich.
Der Nutzer kann selbst entscheiden, ob er weiterhin über ein stationäres Tischtelefon oder über ein Softphone kommunizieren möchte. Das Softphone wird auf dem PC, dem Laptop oder einem mobilen Endgerät wie beispielsweise einem Smartphone installiert.